OkiMail

Privacy Policy

プライバシーポリシー

Wplace沖ノ鳥島開発 技術局（当サービス代表：ultimate-1113。以下「運営者」）は、OkiMailの提供に伴って取り扱う情報を、次の方針に従って管理します。

1. 運営者

サービス名はOkiMail、運営者はWplace沖ノ鳥島開発 技術局、当サービス代表はultimate-1113です。個人の氏名、住所その他の法定事項は、問い合わせ窓口から請求できます。本人または正当な代理人であることを確認したうえで、遅滞なく回答します。

2. 取得する情報

利用者と設定DiscordユーザーID、Discordユーザー名、所属サーバー内のロールID、DMチャンネルID、発行アドレス、アドレス種別、ブロック設定
メールのメタデータメールイベントID、受信日時または送信日時、送信元、正規化した送信元、To、CC、BCC、件名、宛先数、添付数と合計サイズ、CloudflareメッセージID、配送結果、Discord APIの応答状態とエラー
問い合わせ問い合わせ番号、種別、件名、本文、利用者と運営者の返信、状態、作成日時と更新日時
管理者監査閲覧者のDiscordユーザーID、閲覧日時、対象メールイベントID、閲覧項目、閲覧理由、問い合わせ・障害番号、利用者の同意の有無、管理操作の対象と結果

3. 取得方法

DiscordのOAuth認証とコマンド操作、ログイン済みアカウント画面の操作、Cloudflare Email Routingで受信したメール、Cloudflare Email ServiceとDiscord APIの処理結果、利用者が公開ページの問い合わせ画面へ入力した内容から取得します。

4. 利用目的

5. 本文、添付ファイル、eml

受信メールの本文、添付ファイル、emlは転送処理中だけメモリ上で扱います。送信メールのテキスト本文、HTML本文、添付ファイルは送信前にAES-256-GCMで暗号化してCloudflare R2へ一時保存し、Discord DMへの送信控えを保存できた時点で削除します。予約送信では予約日時まで最長7日保存し、送信後にDM保存へ失敗した場合は送信時点からさらに最長7日保存するため、作成から通算で最長14日になる場合があります。本文、HTML、添付ファイルはD1と通常ログへ保存しません。

Discord DMへ送った本文、添付ファイル、emlにはDiscordの保存と削除の取り扱いが適用されます。運営者の管理画面から本文を検索または閲覧する機能は提供しません。

送信HTMLに外部画像を指定した場合、受信者のメールアプリが画像提供元へ接続し、受信者のIPアドレス、閲覧時刻、端末またはメールアプリに関する情報が画像提供元へ伝わる可能性があります。OkiMailは外部画像を取得または中継しません。

emlビューアーで利用者が選択したファイルは、利用者の端末内にあるブラウザだけで解析し、OkiMailのサーバー、D1その他の保存領域へ送信しません。HTMLメールの外部画像は初期状態では読み込まず、利用者が警告を確認して明示的に許可した場合に限り、画像の提供元へ通信します。

6. 保存期間

通常ログ受信と送信のメールメタデータを7日間D1に保存します。移行期間中は、受信メタデータをアクセス制限されたDiscordログチャンネルにも複製します。期限経過後、D1の記録とDiscord上の複製を削除します。
予約・送信控えの暗号化データ予約日時まで最長7日保存します。送信後は通常、Discord DMへの保存直後に削除します。DM保存に失敗した場合と送信結果を確認できない場合は送信時点から最長7日保存するため、作成から通算で最長14日になる場合があります。毎日04:00 JSTの定期処理と、各オブジェクト作成から8日後のR2ライフサイクルで削除します。
診断ログ管理者が理由を記録して有効化した場合に限り、最大72時間保存します。本文、添付ファイル、emlは含みません。
利用者と設定サービス利用中に保存し、利用終了または削除請求へ対応した後、運営上または法令上必要なものを除いて削除します。
問い合わせ対応中は保存し、終了から90日後にメッセージを含む問い合わせ記録を削除します。新規問い合わせと利用者からの返信は、種別、件名、問い合わせ番号、DiscordユーザーIDを管理者限定のDiscordチャンネルへ通知します。問い合わせ本文は通知に含めず、Discord上の通知も問い合わせ記録と同じ期限で削除します。
管理者監査ログ不正閲覧と不適切な管理操作の検証のため1年間保存します。

6-1. AI機能からの利用

OkiMailは、対応ブラウザ上で動作するAIへ、公開情報の参照と画面入力を補助する機能を提供します。利用者固有の情報を扱う機能は、利用者本人がDiscordでログインしている場合だけ利用できます。AIはメール送信、予約取消、ブロック設定、問い合わせを画面へ入力または選択するところまで行い、処理は利用者本人が内容を確認して最終ボタンを押した場合に限って実行します。

ブラウザAIを利用した場合、画面に表示された情報やAIへ入力した内容が、利用者が選択したブラウザまたはAIサービスの提供者によって処理される場合があります。OkiMailが利用者に代わってAI事業者を選択したり、利用者の情報をAI事業者へ自動送信したりすることはありません。公開eml解析モジュールも利用者またはAIの実行環境内だけで動作し、OkiMailへメール内容を送信しません。

7. 外部サービス

これらの事業者は、サービス提供に必要な範囲で情報を処理します。法令に基づく場合を除き、運営者が独自の目的で個人データを第三者へ販売または提供することはありません。

8. 管理者が情報を確認できる条件

管理者は、環境設定に登録されたDiscordユーザーIDで認証された者に限定します。Pages管理画面で個別のメールメタデータを開く場合は、対象メールイベントIDを完全一致で指定し、対象利用者に紐づく問い合わせ・障害番号、閲覧理由、閲覧項目、利用者の同意の有無を入力する必要があります。閲覧内容は監査ログへ記録します。

移行期間中のDiscordログチャンネルは、権限設定により運用担当者だけがアクセスできます。この複製にも本文、添付ファイル、emlは含めません。管理画面にはメール本文の検索機能とログ削除機能を設けず、期限切れデータは定期処理で削除します。アドレスの紐付け、解除、診断ログの有効化と無効化は、管理者のDiscordユーザーID、日時、理由、対象を監査ログへ記録します。

9. 安全管理

運営者は、Discord OAuthによる識別、署名付きセッション、送信元所有権の再検証、管理者IDによる権限制御、AES-256-GCMによる一時保存データの暗号化、閲覧対象の制限、監査ログ、保存期限に基づく自動削除を実施します。運用手順と権限を定期的に点検し、必要に応じて見直します。安全管理措置の具体的内容は、本人からの請求に応じて、セキュリティを損なわない範囲で遅滞なく回答します。

10. 開示、削除、利用停止、苦情

本人は、自身に関する保有情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、苦情対応を問い合わせ窓口から請求できます。運営者はDiscordアカウントその他の情報で本人確認を行い、法令に従って対応します。請求に応じない事由がある場合は、その理由を通知します。

11. 変更

本ポリシーを変更する場合は、変更後の内容と効力発生日をこのページに掲載します。利用者に重大な影響がある変更は、Discordその他の合理的な方法でも通知します。